Checklist 8 Fitur Penting dalam Dental Clinic Software Yang Wajib Ada untuk Manajemen Klinik Gigi

Dalam membangun klinik dental, fitur-fitur teknologi yang dibutuhkan di klinik dental anda akan berubah seiring waktu. Di artikel ini, kami akan membagi checklist yang dapat membantu anda untuk mengetahui fitur-fitur aplikasi klinik gigi apa saja yang dibutuhkan. Kami akan membantu menjelaskan teknologi apa saja yang dibutuhkan di permulaan suatu klinik dokter gigi, pengembangan kapabilitas klinik, dan pengoptimalan klinik dental anda. Selesai dari membaca artikel ini kami berharap anda menemukan the best dental software (aplikasi klinik gigi terbaik) untuk klinik anda.

Inilah fitur dental clinic software yang akan dibahas di artikel ini:

Infografik Kebutuhan Teknologi dalam Dental Clinic Software

Fitur Dental Clinic Software di Saat Permulaan Klinik Gigi

Bagian ini ditujukan kepada praktik dental dan klinik dokter gigi yang sedang dalam permulaan operasi dan membutuhkan aplikasi dasar dengan fitur inti untuk menangani tugas sehari-hari. 

1. Pendaftaran Pasien (Dental Scheduling Software)

Apa ini: Software penjadwalan dan pendaftaran pasien membantu anda dan tim staf klinik mengatur dan mengelola janji temu pasien. Anda dapat memasukkan informasi kontak pasien, demografi, hari dan waktu janji temu, keluhan utama, dan informasi penagihan. Anda juga dapat memasukkan informasi kesehatan seperti riwayat medis, alergi, dan daftar questioner tentang COVID-19. 

Melakukan penjadwalan dan pendaftaran pasien dapat dilakukan dengan mudah dari mana saja dan kapanpun dengan dental clinic software Plexo.  

Mengapa anda membutuhkannya: Meskipun anda dapat menggunakan aplikasi kalender seperti Google Calendar atau aplikasi spreadsheet seperti Google Sheets, tetapi alat-alat ini tidak sesuai untuk kegunaan klinik dan akan menghabiskan banyak waktu anda. Alat-alat ini tidak dapat mengakomodasi kedalaman dan luasnya informasi pasien yang anda perlukan selama kunjungan pasien. Mereka juga tidak terintegrasi dengan rekam medis elektronik klinik (EHR) sehingga anda akan perlu memasukkan data pasien ke beberapa tempat. Jika klinik gigi yang dikelola memiliki beberapa ruang perawatan, maka anda juga akan kesulitan untuk memantau jadwal perawatan pasien di setiap ruangan tersebut. 

Aplikasi temujanji klinik dan pendaftaran pasien adalah fitur pertama dalam Siklus Kebutuhan Software yang diperlukan dokter gigi di klinik dental. Kami menemukan fitur ini menduduki posisi puncak dalam daftar aplikasi yang paling banyak diminta oleh pemilik-pemilik klinik (berdasarkan pertanyaan dari 4.200 pembeli software medis).

 Pertimbangan Utama: 

• Software penjadwalan dan pendaftaran pasien menjadi lebih berguna di saat anda menggabungkannya dengan sistem rekam medis elektronik (electronic health records / EHR). Dengan adanya rekam medis elektronik yang terintegrasi dengan aplikasi pendaftaran pasien, anda dapat langsung masuk ke dalam data-data pasien dan riwayat perawatannya. Anda dapat melihat perkembangan dan hasil dari perawatan sebelumnya. Begitu juga, anda dapat melihat jika ada sesuatu yang tidak sesuai dengan ekspektasi kemajuan perawatan. 
• Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari dental scheduling software seperti Plexo, pertimbangkan juga sistem yang dapat mengirimkan pesan teks atau email pengingat secara otomatis kepada pasien. Fitur ini mungkin memerlukan biaya tambahan, tetapi sangat populer dengan klinik-klinik dental dan medis sebagai cara untuk mencegah ketidakhadiran. Selain itu, fitur ini juga dapat mengingatkan pasien untuk kontrol berkala, mengucapkan ucapan ulang tahun atau hari spesial lainnya, dan juga untuk memberikan catatan anjuran-anjuran dokter setelah perawatan. Dental software Plexo menawarkan fitur inovatif ini untuk mengembangkan klinik anda.
• Oleh karena poin-poin tersebut di atas, Plexo mendesain dental management software yang menyeluruh untuk anda. Plexo mempunyai dental scheduling software (aplikasi pendaftaran pasien berbasis web) yang intuitif dan berpenampilan mudah digunakan seperti Google Calendar. Software penjadwalan dan pendaftaran pasien terintegrasi dengan rekam medis elektronik (EHR) yang dapat anda akses dimanapun. Jangan lewatkan juga fitur reminder atau pengingat dari Plexo yang akan membuat relasi dokter gigi dengan pasien-pasien di klinik anda semakin erat dan menyenangkan. 

Hitung berapa pasien yang perlu dijadwalkan per hari di klinik gigi anda dengan panduan kalkulator volume pasien Plexo disini.  

2. Rekam Medis Elektronik (Electronic Health Records / EHR)

Apa ini: Catatan rekam medis elektronik (Electronic health Records / EHR) menyediakan penyimpanan digital untuk data kesehatan dan perawatan pasien. Data digital ini mencakup demografi pasien, riwayat medis, catatan perawatan dan pembedahan, obat-obatan, hasil tes, dan banyak lagi. 

Mengapa anda membutuhkannya: Manfaat dari aplikasi dokter gigi yang menawarkan fitur electronic health records / EHR adalah aksesibilitas data yang mudah (anda dapat membuka file data pasien dari mana saja dan kapanpun). Jadi, tidak ada lagi suatu saat dimana anda harus secara fisik kembali ke klinik untuk mengingat riwayat dan perawatan pasien yang diperlukan di saat itu juga. Sistem catatan rekam medis elektronik (Electronic Medical Records / EMR) juga dapat memberikan anda laporan klinis dan koordinasi perawatan yang lebih baik. Contohnya, supaya klinik gigi dapat berjalan dengan lancar, setiap dokter gigi, perawat, farmasi dan staf admin lainnya perlu bisa membaca tulisan tangan satu sama lain dengan jelas. Bila catatan rekam medis masih di data secara manual, maka ada banyak saat dimana waktu dan upaya dibutuhkan untuk mengartikan komunikasi yang tertulis tangan di atas kertas. Waktu dan upaya ini dapat berkurang jauh dengan penggunaan rekam medis elektronik yang dapat dilihat di komputer, web browser, handphone atau tablet masing-masing staf. Data seorang pasien dapat dibuka, dilihat dan dikelola oleh beberapa staf di saat yang bersamaan sekaligus di dalam dental EMR. Semua kegiatan ini dapat dilakukan tanpa harus mencari-cari berkas kertas pasien atau berebut karena biasanya hanya ada satu salinan berkas pasien di klinik. 

Dalam survei pembelian software klinik dari Gartner, 8 dari 10 dokter gigi mengatakan bahwa mereka menginginkan sistem rekam medis elektronik (electronic health records / EHR). Sistem EHR adalah fitur kedua terpenting setelah sistem pendaftaran pasien yang diperlukan klinik-klinik dalam dental management system. 

 Pertimbangan Utama: 

• Penggunaan rekam medis elektronik di praktek kedokteran gigi berbeda dari catatan-catatan yang digunakan di usaha lainnya. Kami sarankan anda menggunakan aplikasi khusus untuk klinik dental dan dokter gigi supaya anda mendapatkan manfaat terbesar dari teknologi rekam medis elektronik tersebut. Rekam medis elektronik memiliki banyak sekali manfaat dibanding rekam medis manual, maka kami sangat menyarankan anda memulai digitalisasi klinik dengan fitur EHR ini sebagai salah satu fitur yang paling pertama di implementasikan. 
• Seperti yang diutarakan sebelumnya, pilihlah software rekam medis elektronik yang terintegrasi dengan sistem dental scheduling software (pendaftaran pasien), dental billing software (penagihan dan keuangan), dan sistem pengingat (reminder). Dengan begini, anda dapat mengelola semua operasi klinik gigi hanya dari satu tempat saja. Ini dapat mengurangi biaya dan mempercepat proses pekerjaan anda dan dokter-dokter gigi rekanan anda secara optimal di klinik. 

Perhatikan juga tips-tips yang telah kami rangkum untuk membangun klinik dental mandiri anda.

3. Sistem penagihan dan pembayaran (Dental Billing Software)

Apa ini: Sistem penagihan dan pembayaran medis (Dental Billing Software) membantu klinik dental membuat invoice tagihan, mengelola pembayaran, dan menghasilkan laporan keuangan klinik. Fitur dental billing software dalam manajemen klinik gigi dapat memberikan anda data keuangan dan siklus performa klinik secara jelas. 

Mengapa anda membutuhkannya: Anda telah melewati rintangan dalam mempelajari ilmu kedokteran gigi dan layanan kesehatan untuk tujuan membantu orang yang membutuhkannya – bukan karena anda ingin menangani masalah penagihan dan pembayaran yang rumit. Menggunakan dental billing software sebagai sistem penagihan dan pembayaran seperti memiliki asisten digital pribadi yang memastikan bahwa layanan anda telah dibayar secara akurat dan tepat waktu. Tidak ada lagi pembayaran yang tidak lengkap. Anda juga akan mendapatkan wawasan berdasarkan data-data yang di input ke dalam software klinik tentang status finansial dan keuangan praktik anda. Sekarang anda akan dengan sangat mudah mendapatkan laporan keuangan, arus kas, dan mengetahui berapa utang-piutang klinik dari dental office software anda.   

Sekitar tiga perempat dari klinik gigi kecil yang di survei oleh Gartner menyatakan keinginan untuk memiliki software penagihan dan pembayaran (dental billing software) di klinik dental mereka.

 Pertimbangan Utama: 

• Biasanya klinik-klinik tidak memerlukan solusi akuntansi yang terpisah dari aplikasi klinik gigi yang dipilih. Setelah selesai perawatan pasien, dokter gigi dapat memasukan pengobatan atau pembedahan yang dilakukan ke dalam aplikasi klinik gigi. Lalu, dokter gigi dapat menyesuaikan biaya dari perawatan tersebut di dalam dental clinic software tersebut dan invoice tagihan dapat otomatis terlihat dan dicetak oleh resepsionis. Dental Clinic Software Plexo menyediakan fitur-fitur invoicing tagihan, mengelola pembayaran, dan menghasilkan laporan keuangan klinik.  
• Satu-satunya keadaan dimana anda tidak memerlukan software untuk mengelola penagihan dan pembayaran adalah saat anda mengalihdayakan (outsourcing) kegiatan penagihan. Biasanya klinik-klinik dental mandiri tidak melakukan outsourcing untuk penagihan dan pembayaran karena ini akan memotong hasil pendapatan klinik. 

Manajemen klinik gigi bukanlah suatu hal yang mudah, terutama di saat permulaan membangun sebuah klinik gigi. Tim kami di Plexo bekerja keras untuk memberikan pelayanan dan bantuan setiap saat untuk anda yang sedang membangun klinik dokter gigi mandiri. Selain dari diskusi di atas, anda juga dapat membaca manfaat-manfaat yang dapat anda peroleh dari sistem aplikasi klinik gigi, terutama di saat permulaan sebuah klinik dental, supaya klinik anda bisa berjalan dengan lancar dari awal. 

Fitur Dental Clinic Software untuk Mengembangkan Klinik Gigi

Bagian ini ditujukan untuk klinik dental yang ingin menghemat waktu dan meningkatkan pendapatan dengan memanfaatkan teknologi mobile dan aplikasi klinik gigi yang dapat berinteraksi langsung dengan pasien.

4. Portal Pasien

Apa ini: Portal pasien adalah sarana atau platform yang memberi pasien akses kapan saja ke pesan, notifikasi, layanan, dan informasi yang terkait dengan klinik dental anda. Selain itu, pasien dapat membayar tagihan dan melakukan pendaftaran temujanji dengan dokter gigi di klinik. 

Mengapa anda membutuhkannya: Portal pasien bisa dibilang fitur serbaguna dan serba bisa. Sistem ini mengotomatiskan beberapa tugas administratif, sehingga dapat membebaskan staf anda untuk berfokus pada tugas dengan prioritas lebih tinggi. Contohnya, calon pasien dapat membuat pendaftaran pasien sendiri dengan portal pasien. Dengan fitur pembayaran tagihan online, klinik anda juga akan dibayar dengan lebih cepat dan praktis. 

Portal pasien adalah kunci dalam pertumbuhan sebuah praktik dental karena pasien semakin mengharapkan bentuk komunikasi yang lebih nyaman dan lancar dengan penyedia layanan mereka. Setelah menanyakan kepada pasien-pasien tentang sistem portal pasien, ditemukan persentase pasien yang signifikan mengatakan berminat terhadap fitur-fitur dental practice software seperti berikut ini:

 Pertimbangan Utama :

• Sebelum menerapkan portal pasien, pastikan anda sudah memiliki rekam medis elektronik yang menyimpan data-data pasien secara digital dan terintegrasi dengan dental scheduling software (aplikasi pendaftaran pasien). Dengan begini, portal pasien akan memungkinkan pasien untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang ditunjukan di grafik atas ini.
• Sebelum menerapkan portal pasien, pastikan juga staf dan tim klinik dental berkomitmen untuk benar-benar menggunakannya. Ini berarti menunjukkan dan mengajari pasien cara kerja portal pasien tersebut. Pasien akan tidak senang jika staf klinik tidak dapat menjawab pesan di dalam portal pasien dengan tepat waktu atau mengirimi link yang meminta pasien untuk mengakses portal pasien tanpa penjelasan lebih lanjut. 
• Ingat portal pasien adalah aset yang bermanfaat, tetapi hanya jika tim staf klinik berkomitmen.

 Akses Eksklusif: 

• Tim kami di Plexo sedang bekerja keras untuk membangun fitur ini supaya klinik anda dapat memberikan layanan digital yang nyaman untuk pasien. Ekspresikan minat untuk mendapatkan fitur ini di klinik dental anda begitu Plexo sudah siap untuk meluncurkan versi beta nya. Anda akan mendapatkan akses awal ke fitur canggih ini di software klinik gigi anda. 

5. Integrasi ke Aplikasi Mobile Handphone (Smart Phone) dan Tablet

Apa Ini: Mobile handphone (smart phone) dan tablet (misalnya Apple iPad atau Samsung Galaxy Tab) memungkinkan dokter untuk mengakses rekam medis elektronik dari mana saja dan kapan saja. Dokter juga dapat mendemonstrasikan materi pendidikan kepada pasien secara mudah karena dapat dibawa ke hadapan pasien. 

Mengapa kamu membutuhkannya: Komputer desktop atau laptop dapat memenuhi kebutuhan teknologi klinik, tetapi ukurannya yang besar tidak nyaman untuk dibawa-bawa. Walaupun dental computer programs dapat bekerja dengan baik saat anda berada di klinik, anda mungkin menginginkan alternatif yang portabel di saat anda berada di rumah atau sedang berpergian. Sesuai survei PatientPoint, 95% dokter melaporkan menggunakan teknologi mobile (smart phone) dan tablet untuk berinteraksi dengan pasien mereka.

 Akses Eksklusif: 

• Tim kami di Plexo juga sedang bekerja pagi dan malam untuk membangun aplikasi seluler (mobile app) Plexo supaya anda dapat menggunakan software klinik Plexo dan layanan digitalnya dari genggaman tangan anda. Registrasikan minat untuk mendapatkan mobile app ini di klinik dental anda begitu Plexo sudah siap untuk meluncurkan versi beta nya. Anda akan mendapatkan akses awal ke mobile app Plexo untuk klinik dental dan menjadi generasi pertama yang kami sangat hargai.

Fitur Dental Clinic Software untuk Mengoptimalkan Klinik Dokter Gigi

Bagian ini ditujukan untuk praktek dental yang sudah mapan dan sedang berupaya untuk mengoptimalkan pekerjaannya. 

6. Telemedicine

Apa ini: Istilah “telemedicine” mengacu pada teknologi apapun yang mendukung layanan medis jarak jauh, seperti konsultasi lewat video, pemantauan virtual, dan evaluasi jarak jauh. Biasanya ini dilakukan dengan penggunaan platform yang mendukung obrolan video yang sekarang menjadi terkenal dan sering dipakai di jaman pandemi ini. 

Mengapa perlu dipertimbangkan: Selama masa pandemi ini, banyak pasien yang ketakutan untuk mengunjungi klinik dental, klinik medis, atau rumah sakit. Ketakutan ini berada di tingkat yang tinggi untuk pasien-pasien yang sakit gigi atau berkeluhan lain tentang gigi nya. Berada di klinik gigi berarti harus membuka mulutnya dan ini menimbulkan ketakutan di pasien tentang kemungkinan penyebaran virus. Maka dari itu, banyak klinik dental yang beralih ke telemedicine untuk melayani pasien yang ketakutan. Dengan begini, klinik dental dapat mengecek kondisi yang perlu dirawat dan memberikan keyakinan kepada pasien bahwa klinik dental telah melakukan protokol kesehatan yang ketat terhadap COVID-19. MobiHealthNews juga mengungkapkan bahwa adopsi telehealth dan minat terhadap teknologi meningkat 340% selama tahun 2015-2018. Pastinya sejak tahun 2020, minat terhadap teknologi di klinik-klinik dental melambung jauh lebih tinggi lagi. 

Jenis perawatan tertentu akan selalu perlu dilakukan secara langsung dan secara fisik. Tetapi jangan mengabaikan tren teknologi dental management software dan telemedicine jika klinik dental ingin berhasil dan bertahan dari perubahan-perubahan yang didorong oleh teknologi dalam pemberian layanan perawatan dental. 

7. Pengiriman Pesan dan Manajemen Hubungan Pasien

Apa ini: Sistem manajemen hubungan dengan pasien membantu dokter gigi berkomunikasi lebih sering dengan pasien. Misalnya, ini dapat dilakukan melalui pengiriman buletin atau newsletters, pengumpulan reviews dari pasien-pasien seperti dari survei kepuasan pelayanan, dan/atau pengelolaan reputasi online klinik dental seperti melalui media sosial.

Mengapa perlu dipertimbangkan: Dalam survei tahun 2018 yang diberikan kepada 2.002 pasien, sekitar 38% melaporkan mengganti dan berpindah penyedia layanan kesehatan mereka setidaknya dua kali dalam setahun karena pelayanan yang kurang baik. Pendapatan (revenue) klinik dental bergantung terhadap kepuasan pasien. Pasien yang puas akan kembali lagi dan selain itu juga menarik keluarga dan kawan-kawannya ke klinik dental pilihannya. Anda harus menjaga hubungan yang kuat dengan pasien sehingga menghindari kehilangannya ke penyedia layanan lain. 

Dental practice management software yang membantu manajemen hubungan pasien dapat membantu anda mendapatkan dan mempertahankan pasien. Anda dapat melakukan follow up dengan pasien-pasien di klinik anda dengan mengirimi mereka pengingat pemeriksaan atau materi-materi edukasi. Anda juga dapat mempromosikan klinik dental anda dengan meluncurkan kampanye pemasaran lewat email, SMS, Whatsapp atau aplikasi chatting lainnya. Jangan lupa juga untuk memantau ulasan (reviews) tentang klinik dental anda di situs seperti Google. Pengelolaan ulasan sangatlah penting seperti yang ditunjukan di survei pasien-pasien di Amerika Serikat (Gartner) yang menunjukan bahwa 94% pasien akan melihat ulasan online saat memilih dokter gigi.

 Dapatkan Akses Awal: 

Plexo sebentar lagi akan launching fitur baru yang tak boleh terlewatkan pemilik klinik dental, yaitu fitur pengingat dan pengiriman pesan kepada pasien. Fitur pengingat dan pengiriman pesan ini akan membantu anda secara otomatis mengirimkan notifikasi untuk pemeriksaan berkala kepada pasien. Lalu, di hari ulang tahun pasien dan hari-hari spesial seperti ulang tahun pernikahan, Tahun Baru Imlek, Hari Raya Idul Fitri, dan lain-lainnya, klinik anda dapat mengirimkan pesan khusus kepada pasien. Yuk, jadi salah satu klinik dental pertama di Indonesia yang memakai software klinik gigi terbaru ini! 

Bagian yang sulit sudah berakhir! Sekarang karena anda sudah tahu apa yang harus dicari dalam sistem software untuk klinik dental, akan lebih mudah untuk anda menilai fitur-fitur yang dibutuhkan di dental clinic anda. Plexo memberikan kemudahan dalam mengoperasikan dental clinic dengan fitur-fitur spesifik untuk dental clinic di Indonesia. Kami mengundang anda untuk mendapatkan demo gratis dengan tim Plexo yang siap melayani kebutuhan klinik anda. Jika anda ingin mengetahui lebih banyak lagi, kami menyediakan materi-materi berikut ini untuk membantu klinik dental berkembang pesat:

• Hitung keuangan klinik dan berapa pasien yang anda butuhkan dengan kalkulator volume pasien ini.
• Pelajari tips-tips penting disini untuk membangun klinik dental yang berhasil.
• Baca manfaat-manfaat menerapkan software dokter gigi (dental clinic management system).