Sederhanakan Pendaftaran Pasien dengan Kalkulator Volume Pasien Ini

Setiap dokter pasti pernah merasa kebingungan atau kesulitan menemukan keseimbangan dalam pendaftaran pasien yang cukup banyak ke dalam jam prakteknya namun tidak terjadwal berlebihan sampai terjadinya overbooking dan kecapaian. 

Menjalankan suatu praktek klinik dental mandiri adalah suatu projek yang terbilang mahal. Dibutuhkan banyak pengeluaran terkait dengan operasional klinik termasuk sewa, iuran pemeliharaan lingkungan (IPL), listrik, air, gaji karyawan, peralatan, obat-obatan, software klinik, komputer, menghadiri workshop, seminar, konferensi, studi lanjut, dan lainnya. Dengan pertimbangan pengeluaran yang cukup besar untuk kebutuhan-kebutuhan operasional dan kemajuan klinik, manajemen pendaftaran pasien dan mendapatkan volume pasien yang memadai untuk menutupi biaya pengeluaran klinik menjadi sangat penting. 

Di sisi lain, menjadwalkan pasien yang terlalu banyak dapat membuat dokter stress, terlalu lelah, dan merupakan masalah yang serius. Pada tahun 2017, 42 persen dokter mengatakan mereka mengalami kelelahan atau burnout. Maka dari itu, masalah yang anda hadapi adalah bagaimana caranya untuk mencapai keseimbangan volume pendaftaran pasien:

• Jika terlalu sedikit pasien yang dijadwalkan untuk dilayani, klinik anda beresiko menghadapi biaya yang besar dan tidak dapat melanjutkan operasional klinik lagi.
• Tetapi jika terlalu banyak pasien yang didaftarkan maka dokter-dokter gigi di klinik anda dapat menjadi terlalu lelah untuk dapat melayani pasien-pasien Anda dengan baik dan seksama.

Yang anda butuhkan adalah alat untuk membantu anda memeriksa detail kebutuhan praktik dan keuangan klinik dental anda. Dengan begini, anda dapat menentukan berapa banyak pasien yang perlu dokter-dokter gigi di klinik dental anda temui setiap hari agar tetap bisa menjaga keseimbangan hidup. 

Cara menghitung volume pendaftaran pasien yang anda butuhkan

1. Pertama, hitung total biaya klinik dental anda selama 1 tahun.
2. Lalu, estimasikan berapa rata-rata pembayaran yang klinik dental anda terima per pasien. 
3. Hitung jumlah hari klinik dental anda beroperasional dalam setahun. 
   • Jika klinik dental anda libur di hari Sabtu dan Minggu, maka rata-rata jumlah hari operasional nya adalah 260 hari. 
4. Dengan angka diatas, anda dapat menghitung berapa jumlah total pendaftaran pasien yang perlu dilayani dalam 1 tahun untuk menutupi biaya operasional klinik dentalnya. 
   • Jumlah total pendaftaran pasien yang perlu dilayani dalam 1 tahun = Total biaya klinik dental selama 1 tahun (angka di langkah 1) / Rata-rata pembayaran diterima per pasien (angka di langkah 2).
5. Setelah itu, anda dapat menghitung berapa jumlah pendaftaran pasien yang diperlukan dalam 1 hari.
   • Jumlah pendaftaran pasien yang perlu dilayani dalam 1 hari = Jumlah total pasien dalam 1 tahun (angka di langkah 4) / Jumlah hari klinik dental anda beroperasional dalam 1 tahun (angka di langkah 3). 

Mari kita analisa setiap elemen di atas dengan lebih seksama.

Memahami Unsur-Unsur Perhitungan Volume Pendaftaran Pasien 

Jumlah pendaftaran pasien ideal untuk setiap dokter berbeda-beda karena jumlah ini tergantung pada hitungan setiap praktik individu yang unik. Setiap angka yang anda hitung sebelum ini di atas mencoba untuk menjawab satu pertanyaan yaitu: Berapa banyak pemasukan yang perlu anda hasilkan? Tiga unsur dalam perhitungan volume pasien adalah:

1. Biaya klinik dental
2. Nilai per pasien
3. Hari beroperasional

A. Berapa biaya pengeluaran dental klinik anda?

Ini adalah langkah pertama yang perlu Anda lakukan. Untuk menemukan angka ini, tambahkan semua biaya yang terkait dengan menjalankan klinik gigi Anda, termasuk hal-hal seperti:

• Biaya bangunan, misalnya sewa, tagihan, iuran, dan asuransi properti.
• Persediaan dan peralatan medis 
• Teknologi klinik (termasuk software seperti rekam medis elektronik atau sistem manajemen klinik).
• Peralatan kantor.
• Gaji dan tunjangan untuk Anda dan karyawan Anda.
• Asuransi dan registrasi medis
• Studi lanjut seperti kuliah spesialis, gelar doktor, master atau Phd, menhadiri workshop, seminar, konferensi dll. 
• Perpajakan. 

Pada dasarnya yang Anda butuhkan dalam langkah ini adalah laporan pengeluaran tahunan, seperti berikut ini sebagai contoh:

Di dalam contoh laporan pengeluaran ini, total biaya operasional untuk klinik dental adalah Rp 4.500.000.000. Kami akan menggunakan angka ini sebagai contoh perhitungan di artikel ini. Di klinik gigi anda pastinya angka yang anda jalankan akan berbeda dengan contoh yang kami buat disini. 

 TIP SOFTWARE :

Oleh karena banyaknya unsur dan perincian yang perlu dihitung secara seksama, semoga anda menggunakan sistem akuntansi atau pengelolaan keuangan untuk klinik dental anda. Jika anda belum menggunakan software ini, anda harus mulai menggunakannya. Dengan menggunakan sistem aplikasi akuntansi khusus klinik, anda dapat mengakses laporan pengeluaran tahunan melalui laporan buku besar (general ledger). Sistem ini akan memberitahu anda semua yang perlu anda ketahui untuk perhitungan volume pasien yang anda butuhkan. 

Setelah anda mendapatkan jumlah total biaya usaha klinik dental anda, mari kita lanjutkan ke langkah selanjutnya dalam perhitungan volume pasien yang dibutuhkan di klinik dental anda. 

B. Berapa pendapatan rata-rata yang anda peroleh dari setiap janji temu pasien?

Langkah selanjutnya adalah mencari tahu berapa banyak yang anda peroleh dari setiap pertemuan pasien. Karena ini bervariasi tergantung pada hal-hal seperti tipe perawatan, umur pasien, resiko komplikasi dan lainnya, cara yang terbaik adalah menemukan jumlah pendapatan secara rata-rata daripada mencoba menghitung pendapatan setiap kunjungan dengan tepat.

Untuk langkah ini, anda perlu mendapatkan jumlah total pendapatan klinik dental anda dan lalu dibagikan dengan berapa temujanji atau pendaftaran pasien yang dilayani. Contohnya, klinik dental di artikel ini merawat 9.000 pasien di tahun 2020 dan total pendapatannya adalah Rp 9.000.000.000, maka pendapatan rata-rata per janji temu pasien adalah: Rp 9.000.000.000 / 9.000 pertemuan dengan pasien = Rp 1.000.000 per janji temu pasien.

 TIP SOFTWARE :

Jika Anda menggunakan aplikasi atau software penagihan untuk klinik (dental billing software), software manajemen siklus keuangan, atau software akuntansi klinik, anda dapat dengan mudah menemukan pendapatan rata-rata dari setiap pertemuan pasien.  Plexo memberikan sistem dental billing software yang mudah digunakan dan terintegrasi dengan rekam medis elektronik dan sistem pendaftaran pasien (dental scheduling software) di klinik gigi. 

C. Berapa hari klinik dental anda bekerja dalam setahun?

Terakhir, untuk mendapatkan titik pulang pokok atau break even point klinik dental anda dan menentukan berapa banyak pendaftaran pasien yang anda perlukan per hari, anda harus tahu berapa hari klinik dental anda beroperasional.

Sama seperti aspek-aspek yang telah dibahas di atas, jumlah hari operasional akan berbeda dari satu dokter gigi ke dokter gigi lainnya. anda perlu mempertimbangkan hari libur dimana klinik gigi anda tutup, akhir pekan, perjalanan bisnis (seperti studi lanjut atau konferensi), dan liburan pribadi. 

Contoh di artikel ini akan menganggap dokter gigi mengambil libur akhir pekan dan hari-hari libur nasional. Itu berarti dari 365 hari dalam setahun, dokter gigi akan melayani pasien selama sekitar 250 hari. 

 TIP SOFTWARE :

Menggunakan aplikasi software sumber daya dengan fitur pelacakan waktu dan kehadiran serta penggajian akan membuat penentuan cuti berbayar dan pelacakan liburan lebih mudah bagi anda. Ini juga akan membantu anda melacak berapa hari anda bekerja kapan pun anda membutuhkan data tersebut. Anda dapat memperoleh beragam manfaat dari menggunakan aplikasi klinik untuk memperoleh data-data penting tentang klinik anda.  Anda juga dapat menggunakan aplikasi janji temu atau software jadwal dokter gigi yang dapat merangkum berapa hari anda memiliki pasien yang terjadwalkan untuk dirawat. 

Menyatukan Semua yang Dibahas Di Atas

Sekarang setelah kita mengetahui angka ketiga faktor diatas untuk contoh klinik dental disini, berikut adalah perhitungannya:

Biaya klinik dental =  Rp 4.500.000.000
Nilai per pertemuan pasien =  Rp 1.000.000
Hari bekerja =  250 hari

Langkah 1: Bagi biaya klinik dental dengan jumlah rata-rata uang yang diperoleh setiap pertemuan pasien. Ini akan memberitahu berapa banyak pasien yang perlu anda temui dalam setahun.

 Rp 4.500.000.000  /   Rp 1.000.000  = 4.500 pasien / tahun 

Langkah 2: Gunakan jumlah hari anda akan bekerja dalam setahun untuk menentukan berapa volume pasien untuk dibuatkan penjadwalan janji temu setiap hari.

4.500 /  250  = 18 pasien / hari

Berarti contoh klinik dental di dalam artikel ini membutuhkan minimal 18 pendaftaran pasien per hari operasional untuk menutup ongkos-ongkos klinik dental. Sekarang anda akan tahu bahwa seberapa banyak pasien yang perlu anda temui setiap harinya untuk menutupi semua biaya praktik dental anda.

Lalu pertanyaan selanjutnya adalah: bagaimana mengelola volume pendaftaran pasien anda?

Setelah anda menjawab pertanyaan diatas dan mengetahui berapa pasien yang harus anda temui per hari, anda akan melihat salah satu dari tiga kategori di bawah ini:

1. Anda mendaftarkan terlalu banyak pasien daripada yang anda butuhkan
2. Anda tidak memiliki cukup banyak pasien untuk menutupi biaya
3. Anda berada di jalur yang tepat

Jika Anda menemukan diri Anda dalam kategori nomor satu, Anda mungkin merasa terlalu banyak bekerja dan kewalahan. Untuk membantu mengurangi beberapa tekanan karena berurusan dengan terlalu banyak pendaftaran pasien, kami menyarankan Anda mempertimbangkan aplikasi temujanji klinik yang dapat mengolah pendaftaran pasien berbasis web (dental scheduling software) atau solusi software manajemen klinik gigi (dental clinic management software) secara menyeluruh. Keduanya dapat membantu Anda dengan memberikan kontrol atas pendaftaran pasien dan komunikasi sehingga jadwal Anda lebih efektif dan konsultasi berjalan lebih cepat. Gunakan software aplikasi Plexo yang menyediakan fitur software penjadwalan pasien dan manajemen klinik gigi secara menyeluruh. 

Kami juga telah menyediakan materi bacaan untuk menjelaskan fitur apa saja yang paling penting untuk diutamakan di klinik gigi. Dengan biaya manajemen klinik gigi yang tinggi, maka Anda perlu mengetahui fitur aplikasi klinik gigi apa saja yang perlu diprioritaskan. Kemudian, aplikasi dental software dapat membantu Anda mengurangi biaya, jam kerja, dan ketidakefisienan dalam operasional klinik.

Jika Anda berada dalam kategori nomor dua, Anda memiliki dua pilihan.

• Anda dapat memotong biaya agar tetap sesuai dengan pendapatan Anda. Aplikasi manajemen klinik gigi seperti Plexo dapat memberikan lebih banyak wawasan dan kontrol atas pengeluaran Anda.
• Anda dapat mencoba menarik lebih banyak pasien untuk datang ke klinik dental Anda. Sistem manajemen hubungan pasien seperti Plexo yang dikhususkan untuk industri klinik gigi adalah cara terbaik untuk melakukannya. Selain itu, software portal pasien dapat membantu meningkatkan pengalaman pasien yang ada, yang dapat menghasilkan reputasi online lebih baik untuk klinik dental Anda dan terus mendatangkan pasien baru.

Jangan lupa mempelajari dan mengimplentasikan 7 tips penting yang tidak boleh terlewatkan untuk membangun klinik dental Anda.