3 Jenis Sistem Penomoran Rekam Medis, Serta Kelebihan dan Kekurangannya
Dalam dunia kedokteran, sistem penomoran rekam medis adalah proses pendaftaran identitas pasien untuk keperluan layanan kesehatan yang mereka butuhkan. Sistem penomoran rekam medis ini merupakan proses pemberian angka atau nomor rekam medis untuk memudahkan proses pendaftaran pasien. Angka tersebut diberikan dengan proses pengisian data terlebih dahulu seperti nama pasien, tanggal lahir, dan semua yang dibutuhkan staff. Selain itu sistem rekam medis juga menjadi bagian yang penting agar flow pelayanan antara staff dan pasien berjalan dengan lancar dan rapi.
Table of content
3 Jenis Sistem Penomoran Rekam Medis
- Cara Serial (Serial Numbering System)
- Cara Unit (Unit Numbering System)
- Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
2 Jenis Sistem Penjajaran Rekam Medis
- Sistem Penjajaran Alfabetik
- Sistem Penjajaran Numerik
3 Jenis Sistem Penjajaran Numerik
- Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
- Sistem Penjajaran dengan Angka Tengah (Middle Digit Filing)
- Sistem Penjajaran dengan Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Sistem penomoran rekam medis di beberapa fasilitas kesehatan seperti rumah sakit, klinik, dan fasilitas kesehatan lainnya, pasien dapat menyimpan kartu rekam medisnya sendiri. Namun, di beberapa tempat lainnya, data pasien hanya disimpan oleh pelayanan kesehatan tersebut.
Dengan adanya sistem penomoran rekam medis ini, dapat dengan memudahkan staff untuk mengidentifikasi dan mencari rekam medis atau data pasien tersebut. Sistem penomoran rekam medis bisa dilakukan sesuai dengan nomor antre pasien, nama pasien, atau kode diagnostik yang sudah diberikan saat mendaftar. Namun, penggunaan berdasarkan nama pasien tergolong rumit untuk dibedakan, maka umumnya nomor antre menjadi pilihan yang paling sering digunakan dalam sistem penomoran rekam medis.
3 Jenis Sistem Penomoran Rekam Medis
Dalam sistem penomoran rekam medis terbagi menjadi 3 golongan, yaitu: cara Serial (Serial Numbering System), cara Unit (Unit Numbering System), dan Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System).
A. Cara Serial (Serial Numbering System)
Cara Serial merupakan suatu sistem penomoran rekam medis, dimana setiap pasien yang berkunjung di Puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru. Misal, jika seorang pasien terdaftar 5 kali, maka pasien tersebut akan memperoleh lima nomor rekam medis yang berbeda.
Sebagai contohnya lagi, jika seorang pasien terdaftar di Rumah sakit dan menerima nomor 11120. Ketika pasien tersebut kembali untuk melakukan kontrol satu bulan setelah perawatan, dia terdaftar dengan nomor rekam medis 12030. Lalu jika dia mengunjungi Rumah sakit lagi pada tahun berikutnya, dia masih akan menerima nomor ketiga.
Meskipun semua sistem penomoran rekam medis yang diberikan kepada pasien ini dicatat dalam sistem, catatan medisnya disimpan sesuai dengan berapa kali ia dirawat di fasilitas tersebut.
Keuntungan dari cara sistem penomoran rekam medis ini, petugas rekam medis menjadi lebih mudah dan cepat memberikan nomor dan pelayanan kepada pasien. Namun untuk kekurangannya sendiri, waktu yang dibutuhkan menjadi lebih lama dalam pencarian dokumen rekam medis karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor serta, pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.
B. Cara Unit (Unit Numbering System)
Sistem penomoran rekam medis jenis ini merupakan gabungan dari semua data yang dikumpulkan pada pasien tertentu, baik sebagai pasien rawat jalan, rawat inap atau pasien darurat tetapi hanya menyediakan satu nomor. Pasien akan diberikan nomor rekam medis pada kunjungan pertamanya, yang digunakan untuk semua kunjungan dan perawatan berikutnya.
Namun, untuk sistem penomoran rekam medis cara ini dibagi lagi menjadi dua bagian, yaitu:
- Social Security Numbering System adalah pemberian satu nomor kepada pasien dan dapat digunakan kembali untuk kunjungan selanjutnya.
- Family Security Numbering System adalah pemberian satu nomor yang berlaku untuk seluruh anggota keluarga dan dapat digunakan kembali untuk kunjungan selanjutnya.
Keuntungan dari sistem penomoran rekam medis cara ini, informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Dengan demikian maka Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang disimpan ditempat pendaftaran dan Kartu Identitas Berobat (KIB) yang diberikan kepada pasien akan sangat diperlukan.
Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding cara Serial. Tetapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk loket pasien lama dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan pasien lama yang tidak membawa KIB.
C. Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Seperti namanya, sistem penomoran rekam medis cara ini adalah gabungan antara cara seri dan unit. Dimana setiap pasien akan mendapatkan nomor baru lalu digabungkan yang kemudian disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.
Keuntungan yang akan didapat dari sistem penomoran rekam medis cara ini adalah semua pasien dianggap pasien baru, jadi tidak ada yang membedakan antara pasien yang benar-benar terbaru dan terlama. Namun untuk kekurangannya sendiri, membuat informasi yang akan diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.
Berikut adalah kesimpulan kelebihan dan kekurangan dari 3 sistem penomoran rekam medis di atas:
2 Jenis Sistem Penjajaran Rekam Medis
Selain sistem penomoran rekam medis, sistem penjajaran rekam medis juga menjadi salah satu faktor terpenting dalam dunia kedokteran agar daftar berkas pasien teratur dalam lemari penyimpanan. Ketika rekam medis pasien diperlukan, sistem penjajaran yang baik dapat mempermudah staff dalam mencarinya. Sistem Penjajaran Rekam Medis merupakan sistem pengelolaan rekam medis dalam suatu sederetan seri huruf atau angka yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali (retrieving) menjadi lebih mudah dan cepat.
A. Sistem Penjajaran Alfabetik
Sesuai namanya, sistem metode ini dijajarkan menurut alfabet atau abjad seperti menggunakan nama pasien. Ada 3 cara mengurutkan dalam metode alfabetikal, yaitu:
- Alfabetik murni: Pengurutan cara ini artinya berkas diurutkan menurut urutan abjad dari A menuju Z. Contohnya, berkas pasien Rafael akan ditempatkan di depan atau sebelum berkas pasien Rafi. Metode ini sama metode yang digunakan untuk mencantumkan nama-nama dalam buku panduan telepon atau dalam daftar nama di telepon seluler. Dalam metode alfabetik murni juga terdapat peraturan spasi atau ruang kosong didahulukan sebelum abjad yang lain, misalnya: Rafi Ihsan, Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafie Nabil maka urutan yang benar adalah Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafi Insan, Rafie Nabil.
- Fonetik: Istilah fonetik berasal dari kata phono/phone yang berarti suara. Dalam metode ini berkas rekam medis dikelompokkan menurut kesamaan bunyi dari nama pasien. Berkas Pasien dengan nama Eni, Enny, Enie, Enik, Enni, Ennie disimpan dalam kelompok Eni. Berkas pasien dengan nama Lie, Liu, Lee, Lew, Leu bisa disimpan menjadi kelompok Li. Dalam metode ini, urutan dalam suatu kelompok tidak terlalu penting lagi.
- Soundex fonetik: Metode ini merupakan pengembangan dari metode fonetik. Dalam metode ini, huruf dari nama pasien yang bunyinya sama diberi kode angka yang sama. Aturan pengkodean dengan metode soundex yaitu:
- Huruf pertama dari nama pasien tetap digunakan
- Huruf vokal dari nama pasien (a, i, u, e, o) dan konsonan W, H, Y dibuang (tidak dikode)
- Sisa huruf dari nama pasien dikode menjadi 3 digit kode mengikuti aturan kesamaan bunyi.
B. Sistem Penjajaran Numerik
Selain dari sistem penjajaran alfabetik, yang lebih sering digunakan adalah penjajaran numerik sesuai dengan nomor rekam medis pasien. Penjajaran Numerik dapat dilakukan dengan 3 cara.
3 Jenis Sistem Penjajaran Numerik
A. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Adalah suatu sistem filling dokumen rekam medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.
B. Sistem Penjajaran dengan Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Adalah sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya. Sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah, contohnya: 58-78-96, 58-78-98, 58-78-99, 59-78-00, 59-78-01.
C. Sistem Penjajaran dengan Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Adalah sebuah sistem yang menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Simak tabel berikut ini untuk ringkasan dari beberapa sistem penjajaran rekam medis diatas.
Berdasarkan pemaparan diatas dapat dikatakan bahwa, untuk dapat membuat pelayanan kesehatan atau klinik yang baik, tidak hanya mengandalkan ilmu medis untuk menangani pasien. Namun, juga ada banyak faktor pendukung lainnya untuk mensukseskan usaha yang akan dijalankan.
Sayangnya, masih banyak pelayanan kesehatan yang masih menggunakan cara manual atau menggunakan kertas. Karena itu, efisiensi di pelayanan kesehatan atau klinik tersebut kurang efisien dalam waktu pencarian berkas rekam medis pasien. Selain itu, cara manual juga meningkatkan resiko kehilangannya berkas rekam medis pasien karena mudah berantakan. Dengan Plexo aplikasi modern untuk klinik, anda dapat memperoleh software yang akan membantu anda untuk memanajemen rekam medis pasien secara elektronik / digital. Digitalisasi data akan membantu klinik beroperasi dengan lebih efisien. Contohnya, dengan adanya fitur search anda dapat melakukan pencarian nomor rekam medis, nama, ulang tahun, nomor telpon pasien dan data-data lainnya dengan hanya mengetik detil tersebut.
Anda dapat memperoleh informasi selengkapnya terkait Plexo disini. Plexo memberikan kemudahan dan manfaat untuk membantu dental klinik anda berkembang pesat. Hubungi tim Plexo untuk diskusi bersama dan membantu mensukseskan klinik dental anda.
Baca juga: Tips Software: Perhatikan Manfaat Aplikasi Medis untuk Klinik Dental
